自社が開発する商品の展示会や大規模な商談会といったイベントは、会社の成長をより一層促進させます。しかし、イベントの企画を任された方の中には「イベント企画は初めてで何をしたらよいのか分からない」という方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、イベント企画の重要な要素と企画から開催までの流れについて解説します。流れをしっかりと把握すれば、イベントを計画的に進められます。ぜひチェックしてみましょう。
目次
イベント企画から開催までの流れ
イベントの成功には事前の入念な企画や準備が不可欠です。ここでは、イベント企画から開催までの流れを詳しく解説していきます。
イベントの目的や趣旨を明確にし、内容を検討する
まずはイベントの目的や趣旨を明らかにして、その内容について検討します。以下に、イベントの種類を挙げたのでご覧ください。
- 博覧会
- フェスティバル
- 見本市・展示会
- 会議イベント
- 文化イベント
- スポーツイベント
- 販促イベント
- コンベンションイベント
このように、イベントは大きく8種類に分かれます。では、それぞれのイベントで設定されやすい目的を見ていきましょう。
- 売上アップ：販促イベント
- 商品のPR：見本市・展示会、博覧会
- 顧客との交流：フェスティバル、文化イベント、スポーツイベント、コンベンションイベント、会議イベント
予算・日程の調整を行い、会場を確保する
どのような内容のイベントにするか決めたら、予算やスケジュールを組んで会場を確保します。予算はイベントの規模や内容によって変わります。費用対効果も考慮しながら、企画したイベント内容を確実に遂行できる予算組みをしましょう。
次に行うのは、日程の調整と会場の確保です。日程はターゲットによって変わります。たとえば高齢者向けであれば平日、若年層向けなら土日祝日の開催がおすすめです。高齢者向けならアクセスしやすく落ち着いた場所、若年層は都心部の賑やかな場所といった、集客が見込める会場を確保しましょう。
イベントの告知と関係者とのスケジュール合意
日程の調整や会場の確保が完了したら、イベントの告知と関係者とのスケジュール調整を行います。イベントのターゲットによって、公式ウェブサイトやメールマガジン、屋外広告やチラシといった方法を使い分け、集客につながる告知を行いましょう。
デザイン会社やイベント施工会社といった関係者とのスケジュール調整も、この段階で済ませておきます。早めに調整すれば、お互いに余裕を持ってクオリティを高めていくことが可能です。
イベント開催と後処理
すべての準備が整ったら、いよいよイベント本番です。イベントはシナリオどおりに進むとは限りません。トラブルが発生することも十分考慮し、落ち着いて進行しましょう。
無事にイベントが終了しても、それで終わりではありません。終了後の後処理が重要となります。イベントを開催しただけでは効果測定ができないため、来場者にアンケートをお願いしたりお礼のメールを送ったりして反応を確かめましょう。
アンケートの内容やお礼のメールへの反応によって、顧客満足度が確認できます。満足度が高ければ今後の収益アップにつながる可能性は高く、イベントは成功したといえるでしょう。また、顧客の反応や属性をデータベース化すれば、次回のイベントや販促にも活かせます。
イベント企画では「集客」が命 集客には「広告」が大切
イベントは少人数をターゲットにしたものもありますが、基本的には、より多くの集客を目的とします。また、多くの集客のためにはイベントに魅力を感じてもらうことが必要なので、集客には「広告」が命といえるでしょう。
集客につながる広告は、広告の専門家でなければ制作できません。イベントを成功させるには、幅広い知識やノウハウを持った総合広告会社に任せるのがおすすめです。ここでは、総合広告会社に任せるメリットについてご紹介します。
広告作成は総合広告会社に任せるのが効果的
広告によって集客効果を得たいのであれば、総合広告会社に任せるのが効果的です。総合広告会社はノウハウや経験、知識量が圧倒的に多く、素人が思いつかないような知恵や実現できる技術を持っています。ターゲットに刺さる広告が制作できるため、集客率が大きく上がることが期待できます。
総合広告会社に任せると、その分費用はかかります。しかし、集客が2倍になればイベントの効果は上がって元が取れるでしょう。自分が思い描く広告を形にしてくれて、さらにイベントの効果を上げてくれるのがプロの成せる業です。
「こういうのが作りたい」という一言で形にできるのが総合広告会社
「こういった広告が作りたい」という願いを叶えてくれるのが総合広告会社です。株式会社ライダース・パブリシティは広告作成のプロであり、お客様の心強い味方となります。
広告やポスター、パンフレットの作成に長けており、お客様からのヒアリング情報をもとにイメージを形にします。作成している間、「この広告でお客様の想いを表現できているか」と何度も考えて、お客様が求める広告の実現を目指します。ターゲットの心を動かすような広告表現ができることが、ライダース・パブリシティの強みです。
展示会出展を企画する場合のポイント
企業が行うイベントにはさまざまな形態がありますが、多くの業界でイベントの花形といえるのが、大規模展示会場で開催される展示会です。
東京ビッグサイトだけでも年間約300件のイベントが開催されており、年間来場者数は約1,400万人にものぼります。ここでは、展示会出展のイベント企画をする場合のポイントについて見ていきましょう。
展示会の特徴とプロモーション効果
東京ビッグサイトやインテックス大阪などの大規模展示会場では、年間を通して、あらゆる業界における数多くの展示会が開催されています。
出展企業にとっては、新商品や新規サービスの発表の場として、あるいは商談の場として欠かせないイベントです。業界をリードする大企業はもちろん、少数の商品で勝負する中小企業にも、事業拡大やビジネスチャンスのために広く活用されています。
有名な展示会ではプレスが入り、新聞やニュースサイトでも大々的に報道されるため、来館者がSNSで拡散することも手伝って大きなプロモーション効果が期待できます。
展示会のブース位置と動線の重要性
展示会に出展する場合、ブースの位置は基本的に先着順で決まっていきます。展示会場では「次回開催時のブース予約」をする窓口があり、ブースの位置と規模が数か月あるいは1年前に決定する形です。
ブースの位置は基本的に碁盤の目状に区切られています。ここで重要なのが位置取りです。ホールに入ってきた来館者の動線をシミュレーションし、さらに有名企業や競合他社がどこに陣取っているかを把握することで、自社ブースへの来客と出展効果の見込みが得られます。
基本的に、ホールの入り口から伸びる中央動線沿いは「一等地」です。多くの来館者が自然に通るルートであり、自社ブースに視線が注がれやすい位置といえます。
展示会のトータルプロデュースと結果分析
展示会には企画・制作・運営というプロセスがあり、企画だけでなくブースのデザインや施工、開催当日の運営にも注力することが必要です。
出展経験がない展示会であれば、どの企業がどのようなブース装飾をしてどれくらいの出展効果を上げたかを、詳細にリサーチしましょう。
出展経験がある展示会であっても、結果分析を行うことが重要です。同じブース装飾で出展し続けると、一種のブランディング効果は望めますが、新規性を感じにくいといえます。新商品や新規サービスが想定したほど顧客を獲得できていなければ、企画・制作・運営の見直しが必要です。
まとめ
イベントの企画をする際は、目的やターゲット、またイベントそのものの中身を考え、最終的に集客のためのプロモーションも考えることが重要です。イベントを成功させるには「集客」が大切で、そのためにはターゲットに周知できる「広告」も重要なポイントとなります。
上記を一貫して行うにはマーケティングのノウハウが必要になります。イベントを効果的に成功に導きたい場合は総合広告会社のスキームを活用することがおすすめです。また、結果分析を行い次のイベント企画の効果を高めていくことにも繋げられます。
ライダース・パブリシティ東京マーケティングプロモーション部では、イベントの企画・制作・運営をトータルに提案・実施いたします。広告制作を含め、イベントにかかわることはどんなことでも、ライダース・パブリシティ東京マーケティングプロモーション部にご相談ください。
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