イベントを企画することになったものの、イベント企画書の書き方がわからないという方もいるのではないでしょうか。
6つのポイントを押さえて書くことで、社内チームやスポンサーに対して説得力のあるイベント企画書を作成することができます。
イベント企画は、事業にとって有益なフィードバックをもたらす重要な仕事です。顧客満足度の高いサービスを提供するという意味でも、イベント企画書は完成度の高いものを作りましょう。
そこでこの記事では、イベント企画書の書き方のポイントや説得力をもたせるコツについてご紹介します。
目次
イベント企画書に記載する内容
説得力のあるイベント企画書には、まず目的の明示が必要です。イベントを「なぜ」開催するのかという目的から書き始めて、段階的にイベントの内容を詳細にしていきましょう。
１．イベントの目的
イベントの目的は、イベント企画の「なぜ」にあたる部分です。どういった背景があってイベント企画をすることになり、どのような結果を目指して開催するイベントなのかを記載します。
イベント開催の必要性や意義を、社内で共有して理解を求めるためにも必須の項目です。ここが明確になっていなければ、イベント開催による効果は誰にも伝わらないでしょう。
イベントは、会社の事業を成功させるための手段のひとつです。いま事業にとって必要なインパクトは何になるのか、イベント開催の前後では何が変わるのかを明示しましょう。つまりは、課題解決に向けたソリューション提案です。
どのような流れで顧客の開拓を目指すのか、商品PRをするのか、といったイベントの大枠を提示しましょう。この目的がシンプルかつ明確であれば、それに応じてイベントのターゲットや規模が最適化できます。
２．ターゲット
イベントのターゲットの設定は、イベント企画の「誰に」にあたる部分です。万人を満足させるイベントは開催できないものです。ターゲットの人物像を具体的に描き出し、イベントの効果を最大化できるように対象を絞り込みます。
ターゲットの人物像は、性別や年齢などの外的要素だけでなく、趣味やライフスタイルといった内的要素も加味することが重要です。ここがクリアになっていなければ、誰に何を届けるイベントなのかが設定できません。
何を求めている顧客に向けたイベントなのかを明らかにして、イベントの内容や規模を詳細にしていきましょう。
３．イベント内容
イベントの内容は、イベント企画の「何を」と「どのように」にあたる部分です。イベントの目的を忘れずに、設定したターゲットにどのようなメリットを届けるのかを決めましょう。
実際のイベント内容の詳細は、イベント企画が採用された後にチームで決定していきます。イベント企画書のなかでは、実施したい企画を具体的かつ端的に記載しましょう。
イベントの「何を」にあたるコンセプトを考えて、どのような内容にするべきかというアイデアを明示します。ここでイベントのタイトルやタイムスケジュールが決まるため、さまざまなアイデアを比較検討することが重要です。
４．会場・想定人数
イベント会場の設定は、イベント企画の「どこで」にあたります。来場予定者数は、「誰に」で決めたターゲットを「どれくらいの」人数にするかという設定です。
関西であれば、大阪なのか兵庫なのか京都なのか、といった開催地域の違いで最適な会場や来場予定者数は変わります。地域密着のローカルプロモーションにするのかどうか、という観点でも検討しましょう。
５．用意するもの
商品PRなら販売する商品や試供品、体験型のイベントなら来場者のケアのためにドリンクなどの小物を準備することもあります。
フライヤーやクーポンの利用があるのかどうかも加味しましょう。大規模なイベントであれば、モバイルスタンプラリーの導入も検討材料のひとつです。イベント運営に必要なアイテムがまとまれば、予算が見えてきます。
６．予算
ここまでの内容を総合的に見て、実際にイベント運営をする際にはどれくらいの費用がかかるのかを検討しましょう。会場や設備のレンタル料、運営スタッフの賃金、飲食費などをできる限り詳細にリストアップしていきます。
最初のステップに立ち戻って、イベントの目的と効果に対して費用がかかりすぎていないかを再考することも重要です。運営途中に思いがけない費用が発生したとなれば、イベントが成功するかどうかにかかわります。
費用対効果の高いイベント企画であることを、説得力をもってプレゼンテーションできるイベント企画書に仕上げましょう。
イベント企画書に説得力を持たせるためのコツ
イベント企画書は、1種のプレゼン資料です。企画するイベントが、事業にとってどれほど有益かを示すことが重要といえます。
ここでは、イベント企画書に説得力をもたせるためのコツを見ていきましょう。上述の6つのポイントに加えて、ご紹介するコツを踏まえれば説得力が増します。
イベントの目標・ゴールを明確にする
説得力のあるイベント企画書を作るには、根拠を提示したうえで具体的な数値目標を設定することが重要です。これがなければ、結局のところ何をもってイベントの成功と呼ぶべきかが判断できません。
数値目標の例としては、「来場者数○○人以上」「売り上げ○○円達成」などです。来場者にアンケート用紙に書き込んでもらうなら、「顧客満足度○○%以上」という設定をしておくことも効果的といえます。
つまり、イベント企画の「なぜ」にあたる目標の設定を詳細にするために、数値目標を設定します。これを実際に達成できることが、事業にとって有益なフィードバックになるかどうかを明示しましょう。
具体性のある資料を添付する
イベント企画書を作る際には、そのイベントが有益なものであることを示すための資料を添付することも重要です。イベント企画書が1枚だけのプレゼンテーションでは、独自調べの域を出ていないと判断されるかもしれません。
イベント企画書にあわせて提示したい資料は、スケジュール表や収支表です。イベント企画がどのような流れで実現するかを、ガントチャートとともにスケジューリングすれば、実現可能性の高さが提示できます。
継続的に実施するイベントの企画であれば、年間イベントカレンダーを作ってイベントのサイクルを提示しましょう。
まとめ
イベント企画書を書くときは、なぜそのイベントが必要なのかという目的や、誰に届けるイベントなのかというターゲットの設定など6つのポイントが重要です。
新規サービスのお披露目や、消費者キャンペーンによる販売促進など、さまざまなイベント企画が考えられます。
イベント企画の会場は、大規模な展示会場に設定することもあるでしょう。この場合には、展示会ブース装飾の外注も必要です。イベントの効果を高めるためには、さまざまな手法があります。
ライダース・パブリシティ関西マーケティングプロモーション部では、これまでの経験やノウハウを活かし、イベント企画書作成段階からご提案させていただきます。イベント企画をお考えの方は、是非ライダース・パブリシティ関西マーケティングプロモーション部にご相談ください。
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